Documentation

The documentation: from scribbled notes to a medical report

Twenty minutes to turn keywords into a structured report – in medical terminology, error-free, complete. Here you see the form as it looks in the exam, with a fully completed example.

7 min readLast reviewed: 5 November 2026

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  1. What the written part tests
  2. The report form – completed
  3. The language of the medical report
  4. What costs most points in the report
  5. Frequently asked questions about the documentation

What the written part tests

The documentation is the only part in which spelling and grammar count in full – in the conversation the examiners forgive a slip of the tongue, in the report every mistake is there in black and white. At the same time it is the part with the most fixed scheme: every chamber provides a form or an outline, and if you stick to it, structure alone earns you half the points.

Depending on the federal state you write by hand on a pre-printed form or on a computer. Either way: medical terminology, nominal style, concise. The report is read by doctors, not by the patient – „Nausea“ instead of „Übelkeit“, „Miktion unauffällig“ instead of „Wasserlassen ist normal“.

The report form – completed

This is the form FSPkurs uses in every simulation – it replicates the common exam template. The example is a complete case from our case collection: Herr Wagner, 28 years old, suspected acute appendicitis. At the top the master data and the blocks the examiners check first (allergies, substance use, social and family history), below the report.

The form, clickable

Tap a field in the form or an entry in the list: you see what belongs there – and which mistake happens most often in that spot.

Berichtsbogen — Fachsprachprüfung

Muster
Patient/in
Herr Tim Düderlein
Datum
—
Alter
28
Jahre
Größe
182
cm
Gewicht
78
kg
Allergien / Unverträglichkeiten
Keine bekannten Allergien oder Unverträglichkeiten, insbesondere nicht gegenüber Medikamenten, Antibiotika oder Pflastern
Genussmittel / Drogen
- Nikotin: Gelegenheitsraucher, ca. 5 Zigaretten pro Monat - Alkohol: am Wochenende 3–5 Bier - Drogen: glaubhaft verneint
Sozialanamnese
- Beruf: Informatikstudent im neunten Semester, Nebenjob in einem Café - Familienstand: ledig - Kinder: keine - Wohnsituation: Wohngemeinschaft mit zwei Freunden im dritten Stock - Sport: zweimal pro Woche Fußball im Verein - Auslandsaufenthalt: in den letzten Monaten keine Auslandsreisen - Haustiere: keine - Hausarzt: Dr. Roth
Familienanamnese
- Vater: Diabetes mellitus Typ 2, Z. n. Zehenamputation im letzten Jahr - Mutter: arterielle Hypertonie - Schwester (jünger): gesund - Keine bekannten chronisch-entzündlichen Darmerkrankungen oder Karzinome in der Familie
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Berichtsbogen — Fachsprachprüfung

Muster

Schreiben Sie eine Zusammenfassung des Anamnesegesprächs in Form eines Berichts mit Anamnese / Verdachtsdiagnose / Vorschlägen zur weiteren Diagnostik und Therapievorschlägen. Angaben der ersten Seite müssen hier nicht wiederholt werden.

Bitte formulieren Sie in ganzen Sätzen!

Der Bericht wird in medizinischer Fachsprache verfasst (z. B. „Emesis" statt „Erbrechen") — anders als das Patientengespräch, das in Laiensprache geführt wird.

Anamnese

Herr Düderlein ist ein 28-jähriger Patient, der sich mit seit ca. 24 Stunden bestehenden, progredienten Bauchschmerzen in der Notaufnahme vorstellt. Die Schmerzen hätten gestern Mittag periumbilikal begonnen und seien seit heute Morgen in den rechten Unterbauch gewandert. Eine Ausstrahlung in Rücken, Leiste oder Hoden bestehe nicht. Die Intensität habe von 4/10 auf aktuell 7/10 auf der NRS zugenommen. Der Schmerz sei initial dumpf gewesen, sei inzwischen ziehend bis stechend und bestehe dauerhaft. Husten, Gehen und Erschütterungen würden die Schmerzen verstärken, in Rückenlage mit angezogenen Beinen würden sie sich etwas bessern. Ibuprofen habe kaum Linderung gebracht. Der Patient könne kaum aufrecht gehen und habe heute eine wichtige Klausur versäumt.

Begleitend bestünden Nausea, eine einmalige Emesis sowie eine Temperatur von 38,4 °C heute Morgen. In der Nacht sei ihm kurz kalt gewesen, Schüttelfrost wird verneint. Ähnliche Beschwerden seien bisher nicht aufgetreten. Die letzte Mahlzeit sei gestern Abend erfolgt, heute Morgen habe er wenige Schlucke Wasser getrunken. Der Patient sei noch nie im Krankenhaus gewesen und habe Angst vor einer möglichen Operation.

In der vegetativen Anamnese berichtet der Patient über eine seit gestern bestehende Inappetenz bei erhaltenem Durst. Normalerweise trinke er 2–3 l täglich. Das Gewicht sei stabil. Der Schlaf sei schmerzbedingt gestört. Stuhlgang und Miktion seien unauffällig, Diarrhö und Dysurie werden verneint. Ödeme, Husten, Auswurf und Nachtschweiß werden verneint. Der Patient habe derzeit keine feste Partnerin, genitale Beschwerden werden verneint.

Vorerkrankungen seien nicht bekannt, eine Narkose sei bisher nicht erfolgt.

Voroperationen:

  • Keine

Medikation:

  • Keine Dauermedikation
  • Ibuprofen 400 mg einmalig heute Morgen

Antikoagulanzien werden verneint. Der Impfstatus sei vollständig, die letzte Tetanusimpfung sei vor drei Jahren erfolgt.


Verdachtsdiagnose

Die anamnestischen Angaben deuten am ehesten auf eine akute Appendizitis mit typischer Schmerzwanderung vom Periumbilikalbereich in den rechten Unterbauch, Übelkeit, Erbrechen und Fieber hin.

Differentialdiagnosen

Differentialdiagnostisch kommen eine Gastroenteritis, eine Lymphadenitis mesenterialis sowie ein Morbus Crohn mit Befall des terminalen Ileums in Betracht. Zudem sind eine Urolithiasis oder Pyelonephritis rechts sowie ein entzündetes Meckel-Divertikel auszuschließen. Bei einem jungen Mann muss stets auch an eine Hodentorsion gedacht werden.

Weitere Diagnostik

Zunächst sollte eine körperliche Untersuchung mit Messung der Vitalparameter sowie Auskultation und Palpation des Abdomens erfolgen. Dabei ist auf einen Druckschmerz am McBurney- und Lanz-Punkt, einen Loslassschmerz sowie das Rovsing- und das Psoaszeichen zu achten, die Hoden sollten mituntersucht werden. Laborchemisch empfehle ich die Bestimmung von Blutbild, CRP, Elektrolyten, Nierenwerten, Lipase, Gerinnung und Blutzucker sowie einen Urinstatus. Eine Sonografie des Abdomens dient der Darstellung der Appendix. Bei unklarem Befund ist eine Computertomografie des Abdomens zu erwägen.

Therapie

Der Patient sollte nüchtern bleiben und eine intravenöse Flüssigkeitsgabe sowie eine ausreichende Analgesie erhalten. Bei bestätigter Appendizitis ist eine laparoskopische Appendektomie indiziert, perioperativ sollte eine Antibiotikaprophylaxe erfolgen. Der Patient muss über den Eingriff, die Narkose und mögliche Komplikationen aufgeklärt werden.

Nach unkomplizierter Operation ist mit einem stationären Aufenthalt von zwei bis drei Tagen zu rechnen. Der Patient erhält eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bzw. eine Bescheinigung für die Universität. Sport sollte für etwa zwei bis vier Wochen pausiert werden.

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The language of the medical report

The report follows rules that are rarely taught at university but apply everywhere in German hospitals:

  • Nominal style. Not „Der Patient sagt, dass ihm seit gestern übel ist“, but „Seit gestern bestehende Nausea.“
  • Present tense for the current state, perfect/past tense for the history. „Der Patient stellt sich vor“ – „Der Schmerz begann periumbilikal.“
  • Der Patient berichtet / verneint / gibt an. (The patient reports / denies / states.) The three verbs with which almost any history can be phrased.
  • Relevant negatives. „Keine Vorerkrankungen, keine Dauermedikation, keine Allergien“ – the absence of findings is a finding.
  • Common abbreviations are fine if they are unambiguous: BB, CRP, V. a., DD, Z. n., bds.
AbbreviationMeaningExample in the report
V. a.Verdacht aufV. a. akute Appendizitis
DDDifferenzialdiagnoseDD Gastroenteritis, Urolithiasis
Z. n.Zustand nachZ. n. Cholezystektomie 2019
bds.beidseitsUnterschenkelödeme bds.
o. B.ohne BefundMiktion o. B.
BB, CRP, BZBlutbild, C-reaktives Protein, BlutzuckerLabor: BB, CRP, BZ, Elektrolyte
i. v.intravenösAnalgesie i. v.
NPOnüchtern lassenNPO-Status bis zur OP-Entscheidung
Phrases for the report

Bericht: Aktuelle Anamnese

  • Ein 45-jähriger Patient stellt sich wegen seit drei Tagen plötzlich aufgetretener rechtsseitiger Oberbauchschmerzen vor.

    A 45-year-old patient presented with right-sided upper abdominal pain (Oberbauchschmerzen) that had come on suddenly three days earlier.

    Intermediate
  • Die Schmerzen seien nach einer fettreichen Mahlzeit aufgetreten und würden in die rechte Schulter ausstrahlen.

    The pain reportedly started after a fatty meal and is said to radiate into the right shoulder.

    Intermediate
  • Auf genaues Nachfragen beschreibt der Patient die Schmerzen als sehr stark und kolikartig.

    On specific questioning, the patient describes the pain as very severe and colicky (kolikartig).

    Intermediate
  • Laut dem Patienten hätten sich die Schmerzen im Verlauf der Zeit verschlimmert.

    According to the patient, the pain has worsened over time.

    Intermediate

Bericht: Verdachtsdiagnose

  • Auf Basis der erhobenen Anamnese gehe ich von einem Verdacht auf eine akute Cholezystitis aus.

    Based on the history taken, I suspect acute cholecystitis (akute Cholezystitis).

    Advanced
  • Die anamnestischen Angaben deuten am ehesten auf eine Gallenkolik hin.

    The history most likely points to a biliary colic (Gallenkolik).

    Advanced

Bericht: Weiteres Vorgehen

  • Als erste Maßnahme würde ich gern den Patienten körperlich untersuchen.

    As a first step, I would like to examine the patient physically.

    Advanced
  • Zur Sicherung der Verdachtsdiagnose sollten eine Sonografie und Laboruntersuchungen durchgeführt werden.

    To confirm the suspected diagnosis, an ultrasound (Sonografie) and lab tests should be performed.

    Advanced
  • Sollte sich der Verdacht bestätigen, empfehle sich eine Therapie mit einem Spasmolytikum und einem Analgetikum.

    If the suspicion is confirmed, treatment with an antispasmodic (Spasmolytikum) and an analgesic (Analgetikum) is recommended.

    Advanced
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What costs most points in the report

  1. Plain language

    „Der Patient hat Bauchweh und muss sich übergeben.“ In the report that reads: „Abdominalschmerzen, Emesis.“ If you translated well in the conversation, you now have to translate back.

  2. Gaps from the conversation

    What you did not ask, you cannot document – and an empty „Allergien“ field stands out more than a brief entry. That is why a complete history is the best preparation for the report.

  3. No suspected diagnosis

    The examiners expect a commitment with reasoning. „Unklare Bauchschmerzen“ (unclear abdominal pain) is not a diagnosis. Better a reasoned suspected diagnosis with two differentials than none at all.

  4. Spelling of medical terms

    Appendizitis, Cholezystitis, Pneumonie, Thorax – every mistake counts. Learn the twenty most common diagnoses in correct spelling; they cover most cases.

  5. Illegible or unstructured

    For handwritten forms: block capitals for diagnoses and medication. Keep paragraphs and the order of the form – the reader must be able to find what they are looking for.

Frequently asked questions about the documentation

Handwriting or computer?

Each chamber decides for itself – in some states you type on a laptop, in most you write by hand on a form. You will find the detail for your state on its page; practise both, above all writing under time pressure.

May I use abbreviations?

Common medical abbreviations yes (V. a., DD, Z. n., BB, CRP). Your own shorthand or abbreviations from your native language no – anything the reader cannot understand unambiguously is a mistake.

Do I have to propose a treatment?

A plan yes: examinations, labs, imaging, first measures and whom you call in. A complete treatment is not expected – the examiners grade whether you can formulate a plan, not whether it is textbook-perfect.

How long should the report be?

As long as necessary: every area in one to three sentences, suspected diagnosis and plan as separate blocks. A good report usually fits on one page.

Read on

Practise instead of just reading

Everything on this page you can practise right away in FSPkurs with a talking AI patient — history-taking, documentation and case presentation, graded by FSP criteria.

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